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Fatturazione Elettronica

Servizio in outsourcing

L'Azienda che sceglie la soluzione in outsourcing proposta da Brain Trust consegue un duplice vantaggio:

  • + Esternalizza un processo aziendale non strategico che richiede una componente informatica (sia hardware che software) notevole con conseguenti importanti investimenti, manutenzioni e aggiornamenti
  • + Dematerializza l'intero ciclo attivo di fatturazione (emissione, spedizione e conservazione) e, almeno, la conservazione delle fatture passive.

Brain Trust si occupa, in nome e per conto delle Aziende che utilizzano tale soluzione, di:

Per le Fatture Attive
  • emettere le fatture elettroniche complete di firma digitale e riferimento temporale
  • richiedere il consenso ai destinatari delle fatture elettroniche a ricevere le fatture in questa modalità
  • trasmetterle a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC) ai destinatari che hanno fornito il consenso scritto
  • trasmetterle a mezzo Posta Ordinaria in formato cartaceo ai destinatari che non hanno fornito il consenso scritto
  • provvedere alla Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione
  • esibire le fatture elettroniche a richiesta degli Organi di Controllo in qualità di depositario delle stesse.

Per le Fatture Passive
  • centralizzare presso i propri Uffici la ricezione delle fatture passive, sia cartacee che elettroniche, spedite dai fornitori delle Aziende che si avvalgono del servizio
  • acquisire a mezzo scanner le immagini delle fatture che pervengono in formato cartaceo
  • rendere disponibili le fatture passive sulla piattaforma informatica www.e-file.it dove potranno essere ricercate e consultate direttamente on line
  • effettuare le registrazioni contabili di prima nota direttamente sul gestionale aziendale
  • eseguire la Conservazione Sostitutiva a norma di legge di tutte le fatture passive assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione
  • esibire le fatture passive a richiesta degli Organi di Controllo in qualità di depositario delle stesse.

Servizio in ASP

La soluzione in modalità ASP consente alle Aziende che vogliono mantenere al proprio interno la gestione delle fatture attive e di quelle passive, di poter utilizzare la piattaforma informatica di Brain Trust. Potranno così beneficiare dei notevoli vantaggi derivanti dalla dematerializzazione delle fatture in modo semplice, veloce, sicuro ed economico.

Per le Fatture Attive
L'Azienda che utilizza il servizio, dopo aver elaborato le fatture attive con il proprio gestionale esporta in automatico sulla nostra piattaforma informatica tutti i dati in esse contenuti. Il sistema, a questo punto, rende immodificabili le fatture, richiede l'apposizione sulle stesse della firma digitale dell'emittente ed inserisce il riferimento temporale così da rispettare tutti i requisiti di legge per la validità legale del processo di fatturazione elettronica. Infine, secondo le informazioni ricevute, il sistema trasmette a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC) le fatture elettroniche ai destinatari che hanno espresso il consenso al loro ricevimento, mentre per quelli che non hanno rilasciato il consenso il sistema gestisce in automatico la spedizione postale della fattura stampata su carta. Entro i termini imposti dalla normativa (15 giorni dalla data di emissione) il sistema provvede alla Conservazione Sostitutiva delle fatture elettroniche, che potranno in qualsiasi momento essere ricercate attraverso chiavi di ricerca, consultate on line ed esibite a richiesta degli Organi di Controllo. Le Aziende che non dispongono di un proprio gestionale per l'elaborazione delle fatture attive, potranno compilarle direttamente sulla nostra piattaforma informatica.

Per le Fatture Passive
I fornitori dell'Azienda che utilizza il servizio e-file verranno abilitati a trasmettere sulla nostra piattaforma web i dati e le informazioni contenute nelle fatture che emetteranno. Tali dati potranno essere importati automaticamente sul gestionale dell'Azienda destinataria delle fatture passive e, sempre on-line, archiviate in formato elettronico sui nostri server da dove potranno essere facilmente ricercate e consultate.

Leggi anche...

La Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 - Finanziaria per il 2008 - (art. 1, commi da 209 a 214) ha introdotto l'obbligo di emettere, trasmettere, conservare ed archiviare le fatture emesse nei confronti delle Amministrazioni dello Stato e degli Enti Pubblici nazionali esclusivamente in forma elettronica. Il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha emanato un primo Decreto in data 07 marzo 2008 con il quale ha individuato la SOGEI quale gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica. Si è, ora, in attesa del regolamento attuativo della disposizione che dovrà essere emanato (con ogni probabilità entro il 2010) dallo stesso Ministero dell'Economia e delle Finanze; trascorsi tre mesi dall'entrata in vigore di tale regolamento le Amministrazioni Pubbliche non potranno più accettare fatture in forma cartacea. Le imprese ed i lavoratori autonomi fornitori della P.A. dovranno attrezzarsi quanto prima (anche affidando a terzi l'incarico) per gestire la fatturazione attiva in forma elettronica.