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ARXivar Business Process Manager
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I tuoi archivi a portata di click

Offriamo un pacchetto di soluzioni flessibili e scalabili che si adattano ad ogni esigenza del Cliente, per la gestione delle informazioni e dei documenti aziendali in modalità digitale.

Business Process Management (BPM)

Ogni impresa si nutre di conoscenza che oggi è, forse, la sua ricchezza principale. Ogni operatore che prende parte ai processi aziendali (sia primari che di supporto) ha bisogno di attingere alle informazioni che compongono la 'conoscenza aziendale' ed è fondamentale che questa sia custodita in una infrastruttura informatica ad hoc.

Le aziende che vogliono acquisire vantaggi competitivi e, quindi, prosperare devono dotarsi di infrastrutture per la conoscenza che la rendano facilmente ricercabile ed accessibile a chi ne ha diritto, duratura nel tempo, condivisibile tra gli attori e non dipendente dalla forma di rappresentazione. Occorre, inoltre, sapere agire in tempo e cogliere il momento opportuno: in una parola essere 'tempestivi'.

Le iniziative di Business Process Management (BPM) devono, allora, basarsi su strumenti in grado di massimizzare l'efficienza operativa minimizzando, nel contempo, l'interdipendenza tra il processo, la persona e la sua conoscenza intrinseca. Molto spesso, per=, la maggior parte delle informazioni aziendali non risiede all'interno di Database ovvero sono "destrutturate" e questo comporta l'impossibilità di organizzarle in modo completo e sicuro. Si è costretti, quindi, ad eseguire molteplici operazioni per archiviare, gestire, ritrovare, proteggere le informazioni aziendali provenienti da documenti, mail, fax, disegni, note e qualunque dato in formato elettronico ci possa essere sulla rete aziendale. Ci= comporta difficoltà e perdita di tempo per ritrovare il documento elettronico o il dato necessario nel momento in cui serve, rischi di perdita dell'informazione, rischi reputazionali e di deterioramento dell'immagine aziendale all'esterno.

La nostra soluzione BPM consente all'azienda di essere proattiva, ad esempio semplificando le attività che arrivano direttamente sulla " scrivania elettronica" di chi deve svolgerle; creando il processo direttamente durante l'esecuzione; calcolando il costo dei processi con la rilevazione puntuale del tempo necessario a svolgerli e moltiplicandolo automaticamente per i vari costi orari.

Possono trarre particolare beneficio dalla introduzione di una buona soluzione di BPM le seguenti aree e/o processi aziendali:
  • Ciclo Attivo: dalla gestione dell'ordine di vendita fino al pagamento o alle contestazioni. Dalla gestione dei solleciti all'invio massivo di documenti cartacei fiscali e non, oppure all'invio massivo di fatture firmate digitalmente.
  • Ciclo Passivo: ciclo di approvazione dell'ordine di acquisto, verifica ordine- disposizione di trasporto, fattura, solleciti pagamento fornitori, monitoraggio dell'avanzamento delle approvazioni.
  • Direzione Commerciale: gestione dell'iter della trattativa commerciale, gestione delle offerte con relativa versione anche via web. Panoramica completa del cliente e di tutti i documenti collegati, cataloghi prodotti, ecc.
  • Ufficio Tecnico: archiviazione dei disegni CAD anche in formato raster con gestione della versione, ricerca controllata dei disegni secondo le specifiche tecniche, creazione e gestione della produzione dei manuali tecnici.
  • Ufficio del Personale: creazione e gestione del fascicolo con i dati dei dipendenti e collaboratori, gestione dei curricula, gestione delle note spese.
  • Certificazione di Qualità: gestione della documentazione secondo le norme ISO 9000 : 2000, partendo dalla standardizzazione dei documenti e dalla gestione dei processi.
La soluzione che proponiamo è ARXivar come Business Process Manager

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Vantaggi della
Gestione Documentale.
1. Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
2. Abbattimento di costi di gestione
3. Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
4. Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
5. Efficienza del lavoro
6. Rispetto dell'ambiente (l'utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l'abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso) (da Wikipedia, l'enciclopedia libera)